Modelo del proceso verbal de PyH Sistemas y Sonido
El proceso inicia con la necesidad de un cliente (Administrador de una unidad residencial) para realizar una asamblea de copropietarios. Para esto el cliente llama a la empresa, donde habla con el gerente general e indica las características del servicio que requiere (Fecha, hora, alquiler de equipos, sistema de votación o control de quórum). El gerente general verifica disponibilidad de horario y acuerda con el cliente el costo para el servicio acordado.
El gerente asigna el recurso humano para prestar el servicio (Apoyo operativo), estos últimos se encargan de transportar todos los equipos requeridos al lugar de la reunión, hacen el montaje de los equipos y prueban de que el sonido y la grabación funcionen correctamente, si algún componente falla deben arreglar el problema y volver a verificar que todo funcione correctamente. En los instantes previos al inicio de la asamblea, los propietarios citados llegan al lugar de la reunión, ellos se deben dirigir al puesto de registro, el cual es operado por el apoyo operativo, para que estos últimos los registren en el sistema y les hagan entrega de la tarjeta con código de barras para la votación, después de esto el propietario toma asiento en la asamblea. Cuando haya más de 50% de quórum, el administrador dará inicio a la asamblea, el apoyo operativo debe encender la grabadora para tener registro de la reunión, en el transcurso de la reunión cada vez que un propietario pida la palabra, los de apoyo operativo deberán llevar un micrófono para que hablen, cuando el propietario termine de aportar, el apoyo operativo pide el micrófono de vuelta y sigue el transcurso de la asamblea. Durante la asamblea el administrador puede ver necesario realizar una votación, avisando al personal de apoyo operativo esta necesidad, los de apoyo operativo deben configurar el programa según la votación a realizar y dar instrucciones a los propietarios sobre la forma de cómo se realizará la votación, al momento de la votación el apoyo operativo utiliza la lectora de código de barras para recibir el voto de cada propietario, para esto, cada propietario se debe dirigir al puesto de votación y
pasar la tarjeta por la lectora, una vez todos los participantes hayan votado se finaliza la votación, en caso de que no todos los propietarios hayan votado el apoyo operativo debe esperar a que todos voten. Cuando la votación finaliza el apoyo operativo debe generar los informes de la votación realizada. Este último proceso se repite tantas votaciones se realicen durante la reunión. Al momento de que el administrador finalice la asamblea, el apoyo operativo deberá guardar la grabación de la reunión y proceder a desmontar los equipos para finalmente transportarlos de nuevo a las instalaciones de la empresa.
El gerente asigna el recurso humano para prestar el servicio (Apoyo operativo), estos últimos se encargan de transportar todos los equipos requeridos al lugar de la reunión, hacen el montaje de los equipos y prueban de que el sonido y la grabación funcionen correctamente, si algún componente falla deben arreglar el problema y volver a verificar que todo funcione correctamente. En los instantes previos al inicio de la asamblea, los propietarios citados llegan al lugar de la reunión, ellos se deben dirigir al puesto de registro, el cual es operado por el apoyo operativo, para que estos últimos los registren en el sistema y les hagan entrega de la tarjeta con código de barras para la votación, después de esto el propietario toma asiento en la asamblea. Cuando haya más de 50% de quórum, el administrador dará inicio a la asamblea, el apoyo operativo debe encender la grabadora para tener registro de la reunión, en el transcurso de la reunión cada vez que un propietario pida la palabra, los de apoyo operativo deberán llevar un micrófono para que hablen, cuando el propietario termine de aportar, el apoyo operativo pide el micrófono de vuelta y sigue el transcurso de la asamblea. Durante la asamblea el administrador puede ver necesario realizar una votación, avisando al personal de apoyo operativo esta necesidad, los de apoyo operativo deben configurar el programa según la votación a realizar y dar instrucciones a los propietarios sobre la forma de cómo se realizará la votación, al momento de la votación el apoyo operativo utiliza la lectora de código de barras para recibir el voto de cada propietario, para esto, cada propietario se debe dirigir al puesto de votación y
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| Tarjeta de votación PyH |
Finalmente, el gerente general, graba el audio en una memoria o CD y le hace entrega de este material en conjunto con los listados de asistencia y gráficos de las votaciones al cliente. El gerente financiero elabora la cuenta de cobro del servicio prestado y se la envía al cliente. El proceso termina cuando el cliente paga la cuenta de cobros.
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